כאשר אנחנו חושבים על פגישות בעבודה, הרבה פעמים אנחנו מדמיינים חדרים גדולים עם מספר משתתפים, ופגישות שנדמות שנמשכות נצח. אולם, יש דרכים רבות שבהן ניתן להפוך פגישות קצרות ליעילות יותר. פעמים רבות, פגישה יכולה להרגיש כמו בזבוז זמן אם היא לא מתנהלת בצורה חכמה. אז מה עושים כדי לוודא שהפגישות שלנו פועלות כמו שצריך ומשיגות את מטרותיהן?
ראשית, חשוב לקבוע מטרה ברורה לפגישה. אם המתכנן ברור לגבי מה רוצים להשיג, ניתן להימנע מהסחות דעת שמביאות לפגישה להתארך ללא צורך. תכנון מקדים הוא המפתח. אפשרו לכל המשתתפים לדעת מה הנושאים שידונו בהם מראש, כך שניתן יהיה להגיע לפגישה עם רעיונות וישרות מחשבתית.
כדי להפוך פגישות קצרות ליעילות יותר, כדאי לשקול להגביל את זמן הפגישה. קביעת זמן קצר יותר ממציבה את כולם במצב בו הם נדרשים להיות ממוקדים בתוכן הפגישה. לדוגמה, אם נקדיש רק 30 דקות לפגישה, זה ידרוש מכל אחד להשאיר את החפירות על השולחן ולהתמקד בנושאים הכי חשובים. כך, הפגישה לא רק תהיה ממוקדת יותר, אלא גם תשתפר האווירה כי כולם ידעו שיש להם מסגרת זמן ברורה.
הגישה השניה היא לעודד שיח פתוח. חברי הצוות צריכים להרגיש חופשיים להביע את דעתם ולהציע רעיונות. אם כל אחד מרגיש ששומעים אותו, התקשורת משתפרת, והפגישות נהיות פרודוקטיביות יותר. בשלב הצגת הרעיונות, ניתן גם לנצל כלי טכנולוגי כמו לוח ציור דיגיטלי שבו כל אחד יכול להוסיף רעיונות משלו בזמן אמת. כך, ניתן לפתח רעיונות תוך כדי תנועה, מבלי לבזבז זמן על הקראות אינסופיות.
אחת הדרכים הטובות ביותר להפוך פגישות קצרות ליעילות יותר היא לקבוע מראש את השיחות שיתקיימו. המשמעות היא לקבוע מי מדבר על מה ובאיזה סדר, וכך אפשר למנוע מצבים שבהם אנשים מדברים על נושאים לא רלוונטיים. במילים אחרות, הכנה היא שם המשחק.
ולבסוף, חשוב לסיים את הפגישה בצורה מסודרת. כאשר יש סיכום ברור של מה הוחלט בפגישה, מי אחראי על מה ואילו צעדים הבאים כדאי לנקוט, כולם יוצאים מהפגישה עם תחושת מיקוד ומטרה. בסופו של דבר, פגישה לא אמורה להיות עוד משימה ברשימה, אלא כלי ליצירת שיתוף פעולה והתקדמות.
אם ניישם את העקרונות הללו, נוכל להפוך פגישות קצרות ליעילות יותר, להפיק את המקסימום מהזמן שלנו ולבנות סביבה של עבודה משותפת ואפקטיבית.