בפגישות עסקיות, אחת האתגרים המרכזיים המעסיקים את בעלי העסקים הקטנים והבינוניים היא הדרך להתמודד עם משתתפים שמדברים יותר מדי. פגישות הן כלי יסודי בתהליך קבלת ההחלטות, שיתוף מידע, והנעת פרויקטים, אבל כאשר אדם או מספר משתתפים נוטים לנהל את השיח ברובו, זה עלול לפגוע ביעילותן ובסיכוי להשיג תוצאות משמעותיות. במאמר זה, נבחן את האתגרים שהרצון לדבר רבות מציב בעסק שלכם, נציע דרכים מעשיות להתמודדות עם משתתפים אלה, וננחית אתכם כיצד לשפר את האיכות והאפקטיביות של הפגישות שלכם.
ראשית, חשוב להבין מדוע משתתפים מסוימים נוטים לדבר יותר מדי בפגישות. אחד מהמניעים השכיחים הוא הצורך להרגיש חשובים או שייכים. כאשר אדם מרגיש שהוא צריך להוכיח את עצמו או את הידע שלו, ייתכן שהוא ימשיך לדבר גם כאשר השיח לא זקוק לעוד מידע. נוסף לכך, המובילים הפנימיים והחיצוניים של הפגישה עשויים להיות עסוקים בניהול הזמן או במציאת פתרונות לבעיות, ולכן מתמקדים פחות בצורך לדכא את הדיבור הרב של משתתפים מסוימים.
חלק מהמשתתפים שמדברים יותר מדי יכולים גם להיות בעלי תשוקה רבה לנושא הנידון. במיוחד בפגישות שמעסיקות נושאים משמעותיים או מאתגרים, יש כאלה שישקיעו בעיבוד המידע בצורה כזו שהם ירגישו צורך לשתף את כל המחשבות והתחושות שלהם. במקרה כזה, יכול להיווצר מצב שלא רק שהפגישה עלולה להתארך, אלא גם תהליך קבלת ההחלטות ייפגע, מכיוון שאפשרויות אחרות לא נבחנות או נידונות כראוי.
כדי לנהל את הפגישות שלכם בצורה יותר אפקטיבית, עליכם להכיר במספר אסטרטגיות שיכולות לסייע לכם עם המשתתפים שמדברים יותר מדי. אחת מהן היא קביעת כללי משחק ברורים לפני תחילת הפגישה. לדוגמה, ניתן להודיע כי לכל משתתף יהיה פרק זמן קצוב, כגון שלוש עד חמש דקות, לשתף את דעותיו. אפשר גם לקבוע שיחת סיום בה המשתתפים יוכלו לשתף מחשבות נוספות אם יש צורך בכך. זה יאפשר לכל המשתתפים את האפשרות לבטא את עצמם מבלי שיענו להם מונעים לדבר.
אמת, מדובר בצעד שדורש גישה קפדנית; אך עליכם לזכור שיש ניהול פגישות שיכול להיות גמיש ומכיל. לא תמיד הקשבה לשיח הממושך מביאה לתוצאה טובה יותר – לפעמים, היא רק מכבידה על הדינמיקה של הפגישה. מעבר לכך, מומלץ לנטר את השיח בפגישה ולהתמקם באופן פעיל כלפי המשתתפים כדי להימנע מהשיח המאולץ. כשאתם פונים אל משתתף שמדבר יותר מדי אך בהרגשה חיובית שכוללת תודה על התרומה שלו, זה יכול להפחית את הצורך שלו להמשיך ולהרחיב.
לצד זה, חשוב גם לפתח את יכולות הניהול וההובלה שלכם כצוות. דוגמאות לחשיבה יזמית והתמודדות עם בעיות מונעות שיח מאוד יכולות להוות בונוס. כך לדוגמה, אפשר לקבוע קבוצות עבודה שיבחנו נושאים קטנים יותר ולא יהפכו את הפגישות לדיונים של רק משתתפים דומיננטיים. חלוקת שיח לפעולות ממוקדות תסייע לשמור על ריכוז המשתתפים ותפחית את השיח המיותר.
כדי להצליח בניהול משתתפים מדברים יותר מדי בפגישות, יש לנקוט בגישה שמתמקדת בכללים ברורים ובקביעת מסגרת לשיח. חשוב לא פחות לשמור על תחושת שייכות לכל המשתתפים; לכן חיוני למצוא את הדרך לתת לכל אחד תחושה שהם נשמעים ומוערכים באותה מידה. כאשר אתם מייצרים את האווירה הנכונה, זה מאפשר להם לדבר ולהרגיש נינוחים, מבלי שיהפכו לרוב השיח בפגישה.
לאחר שהבנות הללו תפסו מקום בעת ניהול הפגישות שלכם, זכרו שגם אתם יכולים לשפר את עצמכם. חקרו טכניקות ודרכים שונות לניהול שיח, שבו עם צוותכם ובחרו יחד את השיטות שיעבדו עבורכם. המטרה היא ליצור דינמיקה חדשה ומשופרת, שבה כולם מרגישים שהם יכולים להביע את עצמם מבלי שתחום השיח יתפוס מקום בלתי פרופורציונלי.
בסיום, חשוב לזכור שהיכולת להתמודד עם משתתפים שמדברים יותר מדי בפגישה היא חלק חשוב מניהול עסק מצליח. אתם לא רק מנהלים פגישות, אלא גם בונים תרבות עסקית שבה כולם מרגישים ערוכים לתרום ולהשפיע. על ידי הקשבה לצרכים של המשתתפים, יישום טכניקות ניהוליות נכונות, ושמירה על דיאלוג פתוח ומשתף, תתאפשר לכם לנהל פגישות אמנם שעות מועטות, אך עם תוצאות מרובות. התחילו ליישם את ההמלצות הללו כבר בפגישות הקרובות שלכם, והיו עדים לשיפור במקצועיות ובאווירה הכללית בעסק שלכם.
