בהצבת מטרות לפגישה יש חשיבות רבה עבור בעלי עסקים קטנים ובינוניים, שכן מדובר באבן דרך שמנחה אותנו לא רק באתגרים יומיים אלא גם בהשגת הצלחות ארוכות טווח. חוויית הפגישות שלנו, אופן הכנתן ויכולתנו להנחות שיחה בצורה ממוקדת, ישפיעו ישירות על תוצאות העסק. לכן, הכנת פגישה על בסיס מטרות מוגדרות היא לא רק דרך טכנית, אלא גם גישה אסטרטגית.
כשמדברים על הצבת מטרות לפגישה, אחד המרכיבים החשובים ביותר הוא הבנת החשיבות של אתמול, היום ומחר. האם אנחנו נזכרים בזמנים שבהם לא קבענו מטרות מפורשות? פעמים רבות הנטייה היא לקיים פגישות שעה לאחר שעה, מבלי לחשוב מה המטרה הסופית בצידן. הפגישות מתפצלות למספר נושאים, והקשרים שנבנים לא תמיד ברורים. כאן נכנסת לתמונה ההצבה המדויקת של מטרות לפגישה.
מטרות ברורות מעניקות לכל משתתף פוקוס. קחו לדוגמה ישיבת צוות בה דנים על שיפוט מוצר חדש. אם מטרת הפגישה היא לאסוף רעיונות, אזי המשתתפים צריכים להבין שזוהי מטרת העל וזמן הדיון הוא לשתף יצירתיות מבלי לסטות לנושאים שאינם רלוונטיים. ברגע שהדרך בה הצבתם מטרות לפגישה ברורה, הסיכוי שהדיון יתנהל בצורה ממוקדת ומועילה עולה.
בנוסף, ברגע שמוגדרות מטרות, מטרתינו לכוון לדהירה תקשורתית פתוחה וכנה. פעילות כזו יכולה לרכך מתחים וליצור פתיחות בין צוותים שונים בעסק. דמיינו לעצמכם שהחלטתם לערוך פגישה בין מחלקת השיווק למחלקת המכירות על מנת לשפר את שיתוף הפעולה. ללא מטרות ברורות, יכול להיווצר מצב של התנצחות ולא שיתוף פעולה. הצבת המטרות לפגישה תשדר מסר ברור — כולם כאן כדי לעבוד יחד ולא להתמודד אחד עם השני.
מובן שאם אנחנו מדברים על הצבת מטרות לפגישה, יש צורך גם לבחון את היישום בפועל. ישנם אתגרים שעלולים להופיע, כמו פערי תקשורת בין חברי הצוות או חוסר מוכנות. על מנת להתגבר על האתגרים הללו, כדאי לחלק את האחריות לקראת הפגישה. למשל, אם יש אדם שיבצע את ההכנה המקדימה, חשוב להעניק לו את האמצעים הדרושים לו. האם יש לו את הנתונים שצריך? האם הוא מכיר את נושאי השיחה ואולי אפילו קיבל משוב מהמשתתפים מראש? הפיכת ההכנה לתהליך משותף תבטיח שהכול יזרום חלק יותר במהלך הישיבה.
במהלך הפגישה עצמה, כדאי לא לוותר על תהליך הסיכום. פעמים רבות, לאחר שהשיח גולש לעשרות נושאים, מתבצעות החלטות משמעותיות אך לא נערך סיכום. לאחר סיום הפגישה, התייחסו להצבת מטרות לפגישה גם בזמן הכנת הסיכום. אם מטרות הפגישה הושגו, יש לציין זאת. במקביל, אם לא השגתם את המטרה – מה היו הלקחים? התהליך של סיקור הנקודות שעלו בפגישה והסיכום שלהן, עוזר לחבר את כל המשתתפים לנושא ומניע אותם לפעול.
אחרי הכל, השגת מטרות היא בעבודה יום-יומית והיא אינה מסתכמת בפגישה אחת. על מנת להבטיח שההצלחה תהיה מתמשכת, יש להתעקש על תהליך ההצבה, המעקב אחרי ההתקדמות וההתמדה. זה עשוי לכלול נהלי עבודה ברורים יותר, בין אם זה על ידי פגישות תקופתיות לביקורות או תיעוד ההצלחות והאתגרים שנתקלים בהם לאורך הדרך.
בסופו של יום, הצבת מטרות לפגישה היא כלי רב עוצמה בגיוס צוות וייעול תהליכים. אתם כבעלי עסקים נדרשים להפעיל לא רק רגש אלא גם חשיבה רציונלית בהגדרת מטרות. עליכם להבין כי שמירה על בהירות וקיום תהליכים מסודרים יכולה לחסוך לכם זמן וכסף, כמו גם לבנות חוויות טובות יותר עבור הצוות שלכם.
נכון, לא תמיד ניתן להצליח בכל יעד שהצבתם, אך עצם העובדה שהגדירו מטרות, תחשוף אתכם לקשיים תקשורתיים אותם ניתן לפתור ותעודד יצירתיות וחדשנות. זו ההזדמנות שלכם להתחיל במהפכה קטנה — להגביר את הריכוז, לפשט את התהליכים ולבסס מערכת יחסים טובה יותר בין חברי הצוות.
האחריות היא בידיים שלכם, וככל שתגדירו מטרות כל כך טוב ומדויקות, כך תצליחו יותר. בשורה תחתונה, הצבת מטרות לפגישה איננה רק פעולה טכנית – היא מסלול דרך אל הצלחה.
