בעלויות על עסקים קטנים ובינוניים, רבים מאיתנו נתקלים באתגרים במהלך פגישות, במיוחד כשמדובר במשתתפים דומיננטיים. תופעה זו עשויה להוביל למצבים שבהם קולות שקטים מפסידים את הזדמנותם להישמע, והשיח הופך למפגש לא פרודוקטיבי. לכן, התמודדות עם משתתפים דומיננטיים בפגישה היא לא רק חשובה אלא קריטית להצלחתנו.
נכון, למשתתפים דומיננטיים יש את היכולת להניע שיחה ולמקד את תשומת הלב, אבל באופן שמסכל לעיתים את יתר חברי הקבוצה. כל אחד מאיתנו זקוק לתחושת שייכות וליכולת לבטא את רעיונותיו, במיוחד כאשר יש לנו מה לתרום. בסופו של יום, פגישה מוצלחת היא זו שבה יכולים כולם להשתתף ולהביע את מחשבותיהם.
שקול את הסיטואציה הבאה: אתם יושבים בפגישה עם צוות שלכם, ודמות דומיננטית מתחילה לדבר ולא מפסיקה. היא מתנגדת לרעיונות ללא הפסקה, לוקחת את מרכז הבמה ומותירה את יתר המשתתפים בשולי השיח. מה קורה כאן? החוויה הזו עשויה להוביל למלחמת כוחות ולאי נוחות בהשתתפות. איך אנחנו יכולים להתמודד עם מצב כזה? ההמלצות מתחילות כבר לפני הפגישה.
ראשית, כשאתם מתכננים פגישה, כדאי לקבוע יסודיות ברורה למטרה שלשמה התכנסתם. אם יש לכם אג'נדה ברורה, אתם יכולים להנחות את המפגש בצורה שתשמור על סדר ועל מסלול השיחה. חריצת גבולות מראש תעזור לכולם להבין אילו סוגי דיונים הם מתאימים ואילו לא. במקרה של משתתפים דומיננטיים, אתם עשויים למצוא את עצמכם נדרשים להחזיר את השיח למטרות שנקבעו.
כשהמפגש מתנהל, במקרה שמישהו תופס את הבמה יותר מדי, ניתן להשתמש בטכניקות פשוטות אך אפקטיביות להחזיר את השיחה למסילות. דוגמאות לכך כוללות הבעת הכרה במה שנאמר על ידי המשתתף הדומיננטי, אך לאחר מכן תפנייה למשתתפים שעדיין לא הביעו את דעתם. מערכת של שאלות מכוונות, שבהן אנו מסייעים למשתתפים המעטים יותר להשמיע את קולם, יכולה להיות מאוד יעילה. לדוגמה: "מה דעתך על מה שאמר דני, יוסי? האם יש לך זווית ראיה שונה שנוכל לשמוע?"
אתם גם עשויים לשקול לתכנן פגישות עם פורמטים מגוונים שיסייעו להגביר את ההשתתפות. כאשר פגישה מתבצעת בצורת קבוצה קטנה או במפגש אינטימי ברוח יחסית, זה עשוי לעודד שיחות פתוחות יותר. בדרך זו, הסיכוי לפגישות מאוזנות ונגישות לכל משתתף עולה באופן משמעותי.
כיצד בעיות בעבודה עם משתתפים דומיננטיים עשויות להשפיע על התקשורת בארגון? כאשר שיחות בפגישות לא מצליחות להפיק את מיטב הרעיונות שיכולים לצמוח מתוך קבוצת אנשים מגוונת, זה יכול להוביל לבידוד רעיוני. רעיונות עשויים להיבלם, והיצירתיות עלולה לדעוך. התוצאה היא שחסרים יתרונות שיכולים להיות בסיסיים לפיתוח העסק או לשיפור התהליכים הפנימיים.
חשוב להבין כי אינה חובה להילחם או להתנגד למשתתפים דומיננטיים. במקום זאת, אנו יכולים לעבוד על טקטיקות שמקשרות אותם ליתר חברי הצוות. אחד מהאתגרים שעתידים לפגוש אותנו הוא דינמיקות קבוצתיות שבהן לא תמיד ניתן יהיה לנהל את השיח כפי שראוי. כשיוצרים מערכת של הכרה הדדית, המוטיבציה לדבר ולהשמיע נראית חזק הרבה יותר. קחו רגע להקשיב למי שמדבר, ולאחר מכן קבלו את דעתם גם של יתר המשתתפים. זה עשוי לייצר שיח יותר נע במשותף.
כעת מדברים על יצירת מנגנוני בקרה. פעמים רבות, ניתן לקבוע במדויק לאחר הפגישה איך ההתמודדות עם המשתתפים הדומיננטיים השפיעה על המפגש. האם הצלחנו להניע שיחות עם כלל המשתתפים? האם היו רעיונות שפספסנו עליהם בגלל חוסר איזון בשיחה? ביצוע משוב בסיום כל פגישה הוא דרך מעולה ללמוד על היבטים כאלה. זה מסייע לנו להבין אילו תהליכים אפשר לשפר ואיך לאזן את הדינמיקה הקבוצתית בפגישות הבאות.
לסיכום, ההתמודדות עם משתתפים דומיננטיים בפגישה היא לא רק אתגר, אלא הזדמנות לצמיחה וללמידה של כולנו. כשאנו לוקחים את הזמן להקשיב ולתמוך בכל קול, אנחנו יוצרים סביבה פתוחה ומאוד מעודדת. זו לא רק דרך לשפר את הפגישות שלנו, אלא גם השקעה בעתיד ההצלחה של הארגון שלנו. תהליך זה מחייב עבודה מתמדת, חוויה וביטחון מן היכולות שלנו לנהל דינמיקות קבוצתיות באופן שיביא לסקירה רחבה ומועילה יותר.
אם ננקוט בגישה יזמית וניישם את הקווים המנחים שהצגנו כאן, נוכל להבטיח שהקול שלנו, והקולות של יתר הצוות שלנו, יישמעו. אנו ממליצים לכם ליישם את ההמלצות מיד על מנת להביא לעלייה משמעותית ביעילות ובפרודוקטיביות של הפגישות שלכם – זו הדרך האמיתית ליצור אווירה של הצלחה והנעת שיח משמעותי בעסק שלנו.
