בעידן המהיר בו אנו חיים, בעלות ובעלי עסקים קטנים ובינוניים מוצאים את עצמם כפופים ללחצים רבים. בין אם מדובר בתחרות חסרת רחמים, בצורך לחדשנות מהירה או במגבלות כלכליות, פגישות מתמודדות פעמים רבות עם האתגרים הללו, ונוטות להתרכז בדיונים טכניים בלבד. עם זאת, אם נוכל להפוך פגישות להשראה ולא רק לדיון טכני, נוכל לעודד יצירתיות, מחויבות ושיתוף פעולה בקרב הצוותים שלנו, וכך לשרת את מטרות העסק בצורה הרבה יותר אפקטיבית.
השלב הראשון בהפיכת פגישות להשראה הוא שינוי המחשבה שלנו לגבי מטרת הפגישה. במקום לראות בה כגורם הכרחי שנועד לספק עדכונים חיוניים בלבד, כדאי לנו לראות בה הזדמנות לחשוב מחוץ לקופסה ולדון בנושאים שיעניקו לנו השראה. לדוגמה, כאשר אנו פוגשים את הצוות שלנו, נוכל להתחיל את הפגישה על ידי שיתוף סיפורי הצלחה של לקוחות או חלקים מהתעשייה, שיכולים לשמש כקטליזטורים לחשיבה יצירתית. כך, כל חבר צוות יכול להביא רעיונות מהצד האישי שלו, לחבר את החוויה המקצועית לסיפור שמניע אותו ולפתוח שיחות על דרכי פעולה חדשות.
כמו כן, כדאי לנו לבחון איך ננהל את המרחב של הפגישה. סביבה פתוחה, מעוררת השראה, יכולה לשפר באופן משמעותי את רמת הפוקוס והמעורבות של המשתתפים. אפשר לשקול לקיים את הפגישות באווירה שונה מהרגיל, כמו בפארק או בבית קפה, מה שיכול להניע שינוי ולפתוח את השיח. אם זה לא אפשרי, לפחות כדאי להקיף את עצמנו בפריטים שמעוררים בנו השראה – תמונות, ציורים או בעיות שמעוררות שאלות והזדמנויות חדשות.
זהו הזמן לשקול גם את אורח החיים של הפגישות עצמן. במקום להתחיל ולקבוע את הפרטים הטכניים מההתחלה, נוכל לפתוח בפעילות קצרה שמביאה איתה חיוביות ומרוממת את הרוח. לדוגמה, חמש דקות של תרגול נשימתי או שיתוף בהצלחות קטנות שכולנו חווינו בשבוע האחרון יוצרים תחושת קהילה ואחווה. כשכל אחד שותף בתחושותיו ובחוויותיו, אנו בונים נהלי שיחה המבוססים על הבנה וכבוד הדדי, אשר יכולים להזרים אמון ואומץ לשתף רעיונות חדשים.
תהליך זה הוא גם ההזדמנות שלנו להתמודד עם האתגרים שקיימים בעסק. במהלך הפגישה נוכל להקדים ולעודד ניתוח פתוח של בעיות או קשיים. אם נבנה את הפגישה כדי לעודד קונספטים כמו 'שיח פתוח' או 'הבאת רעיונות לא קונבנציונליים', נוכל לפתוח דיונים פרודוקטיביים. לדוגמה, נוכל להתחיל בדיון על האתגרים של עסק קטן בעידן הדיגיטלי, ולבקש מהצוות לייצר יחד רעיונות או פתרונות יצירתיים. השקפת עולם זו עשויה לקבל אופי פורמלי יותר כאשר אנו נודדים לעבר עקרונות של סיעור מוחות.
כמו כן, במהלך הפגישות, כדאי להתמקד גם בקידום מחויבות אישית לפרויקטים הקיימים. נוכל לשאול כל אחד מחברי הצוות בנוגע למטרות האישיות שלו ולחבר אותן למטרות העסק. השאלות הללו יכולות לכלול אמירות כמו "אילו יכולות הייתם רוצים לפתח עבור עצמכם?", "אילו צעדים יכולים להניע את העסק קדימה?" וכל מה שיעזור לנו לייצר חיבור בין השאיפות האישיות והמטרות הכוללות של הארגון.
עם זאת, ישנם אתגרים שיכולים להפריע להשראה במהלך הפגישות. אחד האתגרים הללו הוא חוסר קשב. כחלק מהתרבות הדיגיטלית העכשווית, לעיתים קשה לבני אדם להתמקד בעיקר במהלך שעות העבודה. נצטרך להיות ערים לאתגרים הללו ולמצוא דרכים למנוע הפרעות, כמו למשל לקבוע זמני הפסקה לביקורת אינטרנטיסטים. בנוסף, כדאי להגדיר מראש כללים לתקשורת, בשביל להבטיח שגם כאשר ישנם חילוקי דעות, הם ייגמרו בכבוד.
כמו כן, לאחר כל פגישה, חשוב שנערוך סיכום ברור של מה שהושג. במקום לעבור על פרטים טכניים, נוכל לרשום את ההשראות שצמחנו מהדיונים, את הרעיונות שהובאו לשולחן ואת הצעדים הבאים שנצטרך לנקוט. זה לא רק עוזר להגביר את המעורבות אלא גם מייצר תיעוד חיוני של תהליך ההתקדמות שלנו.
לסיכום, פגישות לא חייבות להיות סתם סקירה טכנית של מה שקרה מאז הפגישה הקודמת. אם נשקול את התהליך שלנו מחדש, נוכל להפוך כל פגישה לחוויה מעוררת השראה שבה נוכל לשתף רעיונות, להתמודד עם אתגרים באופן פתוח, ולחבר את הבקשות האישיות שלנו למטרות המשותפות של העסק. בסופו של דבר, ככל שהצוות שלנו יהיה ממלא השראה, כך נוכל לקדם את העסק שלנו בדרך שתשפר את איכות חיינו המקצועיים. נזכור שהשינוי מתחיל בנו – כל אחד מאיתנו שואף ליצירת קשרים מעוררי השראה, שמזמנים שיתופי פעולה פורים, ועוזרים לנו להשיג תוצאות שמעבר לתוכנית העסקים. הגיע הזמן לקום וליישם את כל מה שלמדנו, כי ההשראה כבר כאן – רק מחכה שנחבק אותה.
