בעלי עסקים קטנים ובינוניים מתמודדים עם אתגרים יומיומיים רבים, והיכולת להבחין מתי כדאי לוותר על פגישות ולהעביר מסרים בדרכים אחרות, היא מיומנות שיכולה לחסוך זמן, כסף ומשאבים. בעידן הדיגיטלי בו אנו חיים, שבו תקשורת דיגיטלית הפכה לנורמה המקובלת, הכוונה היא למצוא את האיזון הנכון בין פגישות פנים אל פנים לבין שימוש בכלים טכנולוגיים להעברת מסרים. נדון בהיבטים השונים של נושא זה, תוך מתן כלים מעשיים שיסייעו לנו לייעל את הליך קבלת ההחלטות שלנו.
במהלך השנים האחרונות, רבים מאיתנו חוו עליות ונפילות בפגישות העסקיות שלנו. פעמים רבות, כאשר אנו מפנים זמן לפגישה, אנו מצפים לתוצאות משמעותיות ולשיח פורה. אך לעיתים, המפגש לא מספק את התוצאה הרצויה, והשיחה מתפזרת לשיחות צדדיות או נושאים שאינם נוגעים לעניין. השאלה היא, מתי עלינו להיות מודעים לכך שלפעמים מניעת פגישה עשויה לשרת אותנו טוב יותר?
אחת הסיבות הראשונה לכך שכדאי לשקול לוותר על פגישה היא קיומם של מידע שמספיק להעביר באמצעות הודעה כתובה, שמייל או שיחה טלפונית. לדוגמה, אם מדובר בהודעה פשוטה של אישור פעילות או עדכניות של מידע, שימוש בטכנולוגיות תקשורת יכול להיות מהיר, יעיל וחסכוני יותר. כמו כן, אם עולות שאלות מסוימות שכבר יש להן תשובות ברורות ומתועדות, מדוע לבזבז זמן בפגישה? במצבים אלו, פגישה יכולה להיראות מיותרת, וההעדפה להעביר מסרים בדרכים אחרות יכולה לייעל את העבודה.
בעלי עסקים גם צריכים להבחין בין פגישות למטרות תכנון אסטרטגי או רעיוני לבין פגישות לניהול שוטף. במקרים שבהם מדובר בשאלות טקטיות או ביום יום, כגון עדכון על משימות, דיונים בנוגע לפרויקטים או פתרון בעיות קטנות, הרבה פעמים אפשר להגיע לפתרון דומה בשיחה קצרה או אפילו באימייל. לעיתים, המשימות הקטנות הללו מצטברות לפגישות רבות שלא בהכרח מניבות את הערך המוסף שאנו מחפשים. זה יכול להוביל לתחושת בזבוז זמן ולהשפיע על המורל בעסק.
באופן כללי, אנו יכולים לומר שכאשר הנושא שעל הפרק מצריך עבודה שיתופית הדורשת דיאלוג מעמיק, יש מקום לפגישה, אך כאשר מדובר בהודעות חד-צדדיות או עדכונים פשוטים, כדאי לשקול להעביר את המסר בדרכים אחרות. חשוב לכלול את חברי הצוות בדיונים ולתמוך באקלים של פתיחות ושקיפות, אך אפשר לעשות זאת גם בכלים דיגיטליים.
במהלך עבודתנו אנו עשויים להיתקל באתגרים שונים כאשר אנו שוקלים לקבוע פגישה. לדוגמה, יתכן וכבר ריכזנו את המידע הדרוש לתקשורת, אך צוותים או בעלי עניין אחרים אינם נגישים באותו זמן. במקרה זה, פתרון חלופי יכול להיות שימוש בפלטפורמות שיתוף מעודכנות. כך, נוכל להקנות לכל המשתתפים גישה למידע, ולמנוע את הצורך לפגישה נוספת כדי לעדכן על נקודות מסוימות.
כמו כן, מאוד חשוב לזכור שבעלי עסקים רבים מנהלים לוחות זמנים עמוסים. כל פגישה מעבר למה שנדרש עלולה להוביל לתחושת חירום ולהעניק תחושה של חוסר פרודוקטיביות. בכדי למנוע זאת, יש לאמץ כלים של ניהול זמן, שמסייעים לקבוע מתי יש סיבה אמיתית להיפגש, ומתי הפתרון הנדרש הוא דיון באלטרנטיבה כמו צ'אט או מייל.
בעלי עסקים צריכים גם להבין שלפעמים יש פגישות שנועדו לעורר מוטיבציה וכשלהוציא את הקולגות משגרת העבודה היומית. עם זאת, דבר זה לא תמיד מתבצע באופן מוצלח. במקרים רבים, עלינו לשאול את עצמנו האם הפגישה ההיא באמת תורמת לתהליך העבודה או שמא היא סתם משקפת צורך להרגיש “עסוק”. הכל תלוי במטרות הארגון שלנו ובאווירה שאנו רוצים ליצור בו.
ישנם מקרים שבהם אנו עשויים לגרום לאי נוחות לאנשים כשהפגישה מתבטלת או שהוחלפה בשיחה אחרת. העובדים שלנו עשויים להרגיש שהמפגש הוא דרישה או לחץ, וכאן חשוב להדגיש את היתרונות של העברת מסרים בדרכים אחרות. כאשר אנו מסבירים להם את ההיגיון והמטרות של השימוש בטכנולוגיה, היכולת שלנו להרתיע קונפליקטים עתידיים תגדל, והכלכלה של הזמן תשתפר.
לבסוף, חשוב לא להזניח את כל היתרונות של הפגישה. פגישות יכולות להיעשות לצורכי חיזוק הקשרים החברתיים, לעודד שיתוף פעולה ולהביא רעיונות חדשים. יש מקום לדיונים חיים, אך הם צריכים להיות ממוקדים ומצומצמים.
מסקנה היא שהיכולת להחליט מתי כדאי לוותר על פגישות ולהעביר מסרים בדרכים אחרות היא מיומנות חשובה לבעלי עסקים. עלינו להיות גמישים ופתוחים לחשיבה שונה, לשאול את עצמנו שאלות נבונות לגבי כל פגישה, ולזכור במקרים רבים, פחות זה יותר. כך נוכל לשפר את היעילות שלנו, ליהנות מתקשורת ברורה יותר ולעזור לעסק שלנו לגדול ולהתפתח.
