בעלויות עסקים קטנים ובינוניים, כשמתכננים את סדר היום שלנו, פעמים רבות אנו נתקלים בשאלה: מתי לא לעשות פגישה? השאלה הזאת לא תמיד פשוטה, והיא משקפת את האתגרים הרבים שבהם אנו מתמודדים בניהול העסק שלנו. פגישות הן כלי חיוני בתקשורת ובקידום מטרות, אך ישנם רגעים רבים שבהם החלטה לא לקיים פגישה יכולה להיות הרבה יותר מועילה. במאמר הזה, נבחן את המקרים שבהם כדאי לשקול להימנע מפגישות, איך לזהות את המקרים הללו, והצעדים שניתן לנקוט כדי לשפר את ניהול הזמן שלנו.
כשמדברים על פגישות, יש לזכור שכאשר אנו מקיימים פגישה, אנחנו לא רק מבזבזים זמן של עצמנו, אלא גם של אחרים. זה יכול להוביל לתסכול ולחוסר מוטיבציה בקרב צוות העובדים שלנו. במיוחד בעסקים קטנים ובינוניים, כל דקת זמן היא בעלת ערך, ולכן נדרש לחשוב באופן מעמיק על מתי לא לעשות פגישה.
אחת הדוגמאות הקלאסיות היא כאשר הנושאים על סדר היום יכולים להיפתר באמצעים אחרים. אם נעשית סדרת מיילים או עלה רעיון שניתן ליישם דרך שיחה קצרה, האם יש באמת צורך בפגישה ממושכת? רבות מהשיחות יכולות להתגלות כלא נדרשות אם אנו בוחרים בתקשורת כתובה או באפשרות של שיחת טלפון. זה גם יכול לחסוך זמן יקר, ולהשאיר את הצוות ממוקד במטלות החשובות.
האתגר האמיתי כאן הוא לדעת לזהות את הרגעים שבהם הפגישה לא נוסעת. נשמע פשוט? לא תמיד. ישנם פעמים רבות שבהן אנו עשויים להרגיש לחץ לקיים פגישה רק כי “ככה עושים את זה”. אך דווקא כאן דרושה חשיבה מעמיקה יותר. יש לפרק את הנושאים שבהם הפגישה באה לקבוע את תכליתה. אם מדובר בעניין חד-פעמי או בנקודת מידע שניתן להעביר בקלות, אנו בהחלט צריכים לשקול דרכים חלופיות.
בהקשר לכך, כדאי לחדד את המאפיינים של הפיצול בין מתי לעשות פגישה ומתי לא. מתי שעלינו לקיים פגישה – לרוב יהיו אלה רגעים שבהם הנושא מצריך שיתוף פעולה פעיל. אך ישנם מצבים שבהם נדרש להסתכל על התמונה הרחבה יותר. במקרים כאלה יש לנסות לארגן תורים שבהם יוכלו העובדים לדבר על הנושאים הללו באופן פתוח ולא רשמי, למשל בשיחת צוות לא פורמלית.
נכון, ישנם נושאים חשובים מאוד שמצריכים את הכינוס של כל הצוות, אך יש לשקול היטב על אילו נושאים מדובר. למשל, אם יש צורך לעדכן את העובדים על העלאת מחירים, אין בהכרח מקום להחזיק פגישה עבור זה, ניתן לשלוח מסר ברור ונכון שיביא את המידע הנדרש ללא צורך בדרמה סביב הנושא.
מאמץ נוסף שיכול להועיל הוא קביעת מדריך לפגישות עסקיות. כמה פעמים פגשנו את המצב בו ישנה פגישה מתוכננת, אבל ברגע האמת מתברר שיש לעובדים שאלות שונות לגמרי ממה שחשבתם או שהנושא השתנה לחלוטין. אם זאת, חשוב לקבוע קריטריונים ברורים לקיום פגישות. כל פגישה צריך להיות לה מטרה ייחודית, ואת זה יש להבהיר מראש.
קל מאוד ליפול למלכודת שבה אנו מקיימים פגישות רק מתוך הרגל. התהליך הזה הוא ללא ספק שקר, וטיימר של דקות ספורות יכול לשנות את הכל. עלינו להניח טבלה ברורה לקיום פגישות קבועות בלבד כאשר יש לכך צורך אמיתי, באופן שמנצלים את הזמן היקר בצורה מיטבית.
יותר מכך, יש לקחת בחשבון שהעובדים שלנו לא תמיד מפצים על חוסר איכויות פגישה עם מוטיבציה משופרת. בעבר, ראיתי עסקים מעדיפים לקיים פגישות רבות מדי בתחושה שהצוות בפגישה ירגיש מחויב יותר. אך בפועל, דבר זה הוביל לתוצאה הפוכה: עובדים החלו להרגיש משולבים פחות בעסק ולא משופרים מול הנושאים המוצבים לפניהם.
מומלץ לשקול, במקביל לכך, לקבוע קווים מנחים – כמו למשל לתם את הפגישות בזמן ולהימנע מארגון פגישות בלתי נגמרות. כך נוכל גם למנוע עייפות מצטברת ולהגביר את היעילות של הסביבה המשרדית שלנו. כאשר אנו ממלאים את מלוא הזמן בתוכן איכותי, העובדים שלנו יראו פירות מאמציהם יחסית לתאריכים המיועדים לפגישות.
לסיכום, בעלי עסקים קטנים ובינוניים חייבים להבין כי לא כל פגישה היא פתרון. לעיתים, ההחלטה לא לקיים פגישה יכולה להיות הרבה יותר מועילה מהקיום שלה. עלינו לשדר ולהבין את חשיבות הזמן שלנו ושל העובדים סביבנו, להחליט כשהדבר יתחייב ונראה חיוני. הכי חשוב – לקבוע כיצד לארגן את התקשורת והתחושות העסקיות שלנו על מנת שנוכל לנצל את הזמן בצורה מיטבית. נקבל החלטות ממוקדות ונכונות בסביבות זמינות, והעסק שלנו ייהנה משיפור משמעותי בתפקוד וברוח הצוות.
