בעלי עסקים קטנים ובינוניים מתמודדים לא אחת עם אתגרים שנוגעים לניהול פגישות אפקטיביות. בשוק התחרותי של היום, כל פגישה יכולה להוות הזדמנות להניב תוצאות חיוביות ולעצב את הקשר עם הלקוחות, העובדים והשותפים. לכן, פגישות לפי מודל ARTIS מציעות גישה שמסייעת להפיק את המרב מהזמן שלנו, להפחית את העומס על הלו”ז, ולמקד אותנו במטרות האמיתיות של הפגישה.
מודל ARTIS מתמקד בחמישה מרכיבים עיקריים: אקטיבציה, רעיון, תוצאה, אינדיקטורים וסיכום. כל אחד מהמרכיבים הללו מציע גישה ייחודית, שמדברת על איך לגשת לפגישה, מה לעשות במהלכה ואיך לנתח את התוצאות לאחר מכן.
בתחילת כל פגישה, חשוב שנבצע אקטיבציה של המשתתפים. זו אינה משימה פשוטה; עלינו לדאוג לכך שכל האנשים המעורבים ירגישו מחויבים ופתוחים לשיחה. לדוגמה, אנו יכולים להתחיל את הפגישה עם שאלה פתוחה או משחק קצר שיסייע לשבור את הקרח. מדובר בפעולה שמחברת את המשתתפים ומייצרת אווירה פתוחה יותר, שבה אפשר לדבר בצורה חופשית על בעיות ואתגרים.
לאחר שהאקטיבציה הושלמה, אנחנו יכולים לעבור לשלב הרעיון. בשלב זה נשקל כל מה שנמצא על סדר היום. כאן זהו הזמן לבחון דעות שונות ובחלק מהמקרים גם להתווכח, לצרף רעיונות ולעודד חשיבה יצירתית. חשוב להבין, שמטרת השלב הזה היא לא להגיע להסכמה על כל פרט, אלא להרחיב את הדעות ולהבין מגוון גישות לגבי הנושאים שעליהם נדון.
אחר מכן, אנו מגיעים לשלב התוצאה. בשלב זה יש להגדיר באופן מדויק מהן התוצאות שאנחנו מצפים להשיג בפגישה זו. כל החלטה, רעיון או תוכנית פעולה צריכים להיות ברורים, וחשוב שהקלטות או התיעוד של הפגישה יחולקו לכל המשתתפים מייד בסיום הפגישה. לדוגמה, אם החלטנו על פרויקט חדש, נציין מי אחראי על מה, את לוח הזמנים ואת הציפיות מתהליך העבודה.
אינדיקטורים הם המרכיב הרביעי במודל ARTIS. במהלך הפגישה, אנחנו צריכים לדון באינדיקטורים שיסייעו לנו להבין האם אנחנו בדרך הנכונה להשגת המטרות שהצבנו. אינדיקטורים יכולים להיות מדדים כמותיים או איכותיים, בהתאם לאופי הפגישה. חשוב לקבוע מראש איך נמדוד הצלחה ומהם הנתונים שיסייעו לנו לעקוב אחרי ההתקדמות.
לבסוף, מגיע שלב הסיכום. בשלב זה יש לתת מקום לסיכום הפגישה, שבו נציג את המסקנות המרכזיות ונבנה תוכנית פעולה. כדאי להזכיר לכולם מה היו הנושאים המרכזיים שהתודענו, מה הוסכם ומהם הצעדים הבאים. כאן נכנס לתמונה החשיבות של תיעוד. ניתן להקליט את הפגישה או לנהל פרוטוקול, אך גם שליחה של סיכום למשתתפים יכולה להבטיח שהדברים יישארו בראש מעייניהם.
לאחר שנסקר את מודל ARTIS, אפשר להבין שכל אחד מהשלבים הללו מצריך מהנהלים שלנו להיות קשובים וממוקדים. באמצעות יישום ההמלצות הללו, נוכל לשפר את האפקטיביות של הפגישות שלנו ולחסוך זמן יקר, שלעיתים עולה בהוצאות משמעותיות.
כמובן, עלינו להיות מודעים לכך שלא תמיד כל פגישה תתנהל בצורה חלקה. עשויות להתעורר בעיות של תקשורת, חוסר עניין או חוסר תיאום בין המשתתפים. חשוב לזהות את האתגרים הללו ולפעול בהתאם. אם קיבלתם משוב שלילי על פגישה מסוימת, קחו את הזמן לבדוק מה לא עבד, וכיצד אפשר להשתפר בפעמים הבאות.
פעם הבאה כשאתם מתכננים פגישה, הקדישו רגע לחשוב על מודל ARTIS. הביאו בחשבון את החשיבות של אקטיבציה, רעיון, תוצאה, אינדיקטורים וסיכום. באמצעות כלים אלו, ניתן להבטיח שכל פגישה תהיה לא רק יאריכו את זמן, אלא תתרום לפרודוקטיביות וליצירת ערך אמיתי לעסק.
לסיכום, פגישות לפי מודל ARTIS משפיעות בצורה ישירה על הצלחת העסק שלנו. עלינו ליישם את ההמלצות המעשיות שמנחה אותנו המודל, וכך להיות בכיוון הנכון להשגת יעדים עסקיים. במקום לראות בפגישות כעול, נכנה אותן הזדמנות וכך נספק לעסק שלנו את הכלים להצלחה. פגישות הן הזדמנות, וכשמתכננים אותן בצורה נכונה, כל אחד יכול לנצל אותה למען מטרה עסקית ברורה ומוגדרת.
