תפקיד המנהיג בפגישות עבודה הוא נושא שמעורר עניין רב עבור בעלי עסקים קטנים ובינוניים. בפגישות עבודה מתנהלים תהליכים חשובים, בהם מתגבש הכיוון האסטרטגי של העסק, מתקבלות החלטות קרדינליות ולעיתים קרובות נושאים לדיון מסעירים עלולים להתרחש. התפקיד של המנהיג בפגישות אלו הוא קרדינלי, שכן הוא יוצר את התשתית שבה העובדים יכולים לבטא רעיונות, להתמודד עם אתגרים ולהשיג מטרות משותפות.
נצלו פגישות אלו כדי לבנות אווירה פתוחה, שבה כל אחד מהמשתתפים יכול להרגיש שהוא חלק מהשיח. מנהיג טוב הוא לא תמיד זה שמדבר הכי הרבה. לעיתים, תפקידו הוא להקשיב בעומק, לגלות אמפתיה, ולעודד שיח בריא. תפקיד המנהיג בפגישות עבודה כולל על כן לא רק ניהול אלא גם הנחיה, תמיכה והובלה לפתרונות אפקטיביים.
מנהל שמעוניין להפיק את המקסימום מהפגישות שלו צריך להגדיר מבעוד מועד את מטרות הפגישה. ברור שהפגישה נועדה להשיג מטרה מסוימת, אך חשוב שכל המשתתפים יבינו בדיוק איזו מטרה זו. עליהם להיות מעודכנים בנושאים שידונו ולדעת אילו תוצאות מצפים להשיג כדי שהדיון יהיה ממוקד ויעיל. תוכלו להתחיל כל פגישה בשיחת פתיחה קצרה כדי לקבוע את הכיוון. זהו שלב קרדינלי שיכול לשפר את צוותכם.
לאחר קביעת המטרות, נדרשת חשיבה על סדר היום. סדר יום ברור יכול לשפר מאוד את תוצאות הפגישות. חשוב שבסדר היום ייכנסו הנושאים הכי קרדינליים מההיבט העסקי, כך שאף נושא חשוב לא יישאר מחוץ למעגל הדיון. רישום הזמן לכל נושא ותיאום הדברים לפני כן, יכול לחסוך זמן יקר ולהפוך את הפגישה ליותר פרודוקטיבית.
בפגישות עבודה, תפקיד המנהיג כולל גם לנהל שיח פרודוקטיבי. כאשר עולים נושאים קשים או כשיש חילוקי דעות בין המשתתפים, האחריות של המנהיג היא לנהל זאת בצורה מקצועית. המנהיג יכול למקד את הפוקוס בבחירת שפה רכה ומזמינה, אשר תשדר לילדים פתיחות ויכולת לציין את דעותיהם בחופשיות. יש להתמודד בצורה מקצועית עם אתגרים רגילים כמו חוסר הסכמה. תמלול שיחות טובות יכול להיטיב עם כולם.
בנוסף, המנהיג חייב להיות דוגמה אישית, לעודד שיח פתוח ותגובה של כל אחד. כשכולם מרגישים שחשוב להם מה שאומרים ומתקבלים בברכה, הפגישה תהיה מספקת ויצירתית יותר. המנהיג יכול לשאול שאלות פתוחות, לעודד דיון, ולתמוך במחשבות של כל אחד מהמשתתפים.
יש לזכור כי לא כל פגישה צריכה להיות ארוכה. לעיתים, אפשר להשיג תוצאות טובות בפגישות קצרות וממוקדות. לדוגמה, אם יש לכם צוות קטן, ערבוב שיחות באווירה נינוחה ופתוחה יאפשר קבלת רעיונות חדשים מבלי להעיק על העובדים או להרגיש שחסר זמן. בנוסף, יש להשתמש בטכנולוגיה כדי לשפר את חוויית הפגישה. פלטפורמות כמו Zoom או Microsoft Teams מאפשרות קיום פגישות מרחוק בקלות, ומאפשרות לצוותים שיתופי פעולה גם כשיש ריחוק גאוגרפי.
מנהיג טוב מבין את החשיבות של סיכום הפגישה בסיומה. סיכום קצר שמדגיש מי עשה מה, למה ואילו צעדים יש לנקוט, הוא דרך יעילה להבטיח שהפגישה לא היתה לשווא. זהו כלי שמוודא שכל משתתף יוצא בהרגשה ברורה של מה מצופה ממנו לאחר הפגישה, והאם התקבלו החלטות שהם חלק מהעניין הכללי של העסק.
לבסוף, יש לזכור כי הבאתם לקצה התהליך היא קרש קפיצה לטיפוח ופיתוח צוות עובד פרודוקטיבי. תפקיד המנהיג בפגישות עבודה אינו נגמר בסיום הפגישה. חשוב להיות זמין ולבצע מעקף במידת הצורך, כדי לוודא שהמטרות שמצוינות אכן מתממשות.
עם כל אלה, תפקיד המנהיג בפגישות עבודה הוא בעל משמעות רבה ונדרשת להדריך ברגישות ובמקצועיות. נדרשת שפה ברורה, ולא מעט יצירתיות וגמישות למול האתגרים שחיים בעסק מביאים. המנהיג שאני מאחל לעצמי להיות ולעבוד איתו, הוא זה שממציא מחדש את הפגישות ומנצל את רוח הצוות שלנו כדי להגיע להצלחות גדולות.
