ככל שאנחנו במדינה מתפתחת, נדמה כי היכולת שלנו לקיים פגישות אפקטיביות ונעימות נותרת לעיתים קרובות אלמונית. בעלי עסקים קטנים ובינוניים מוצאים את עצמם חוברים לשיחות ולעיתים קרובות מרגישים כי האווירה בפגישה אינה תורמת למטרותיהם. אך האם אפשר לשפר את האווירה בפגישה ולהפוך אותה לנעימה יותר? בבירור כן. ישנו ערך מוסף רב, לא רק לשיפור האווירה עצמה, אלא גם לתוצאות העסקיות הנובעות מכך.
חשבות על פגישה קרובה גורמים לעיתים לתחושות של מתח או דאגה. אנו מתעסקים בשאלות לגבי מה לדון בו, איך לנהוג באחרים, והאם המסרים שלנו יתקבלו בצורה חיובית. לכן, כשאנחנו נכנסים לפגישה עם מתודולוגיה שמטרתה לשפר את האווירה, אנחנו לא רק מעודדים קשרים בינאישיים טובים יותר אלא גם מגדילים את הסיכויים להצלחה.
אחד האלמנטים הראשוניים בשיפור האווירה הוא הבחירה במקום המפגש. מקום שיש בו אור טבעי, שמספק אווירה חמה ונעימה, יכול לשפר בצורה משמעותית את מצב הרוח של הנוכחים. תקועים במשרד חנוק, חשוך ועמוס לא תמיד מעודד שיחות פתוחות או רעיונות חדשים. גם כיסאות נוחים, מגש קפה או חטיפים קלים יכולים לשדר תחושה של בקיאה ושירותיות, דבר שמבצע את תפקידו בהתקדמות הפגישה.
חלק נוסף ומרכזי בתהליך הוא תחושת השייכות והנראות של כל המשתתפים. אם נמצא מעגל של אנשים שמדברים, אך כולם שותקים באופן שמסמן חוסר נוחות, האווירה עלולה להחליש את השיח. לכן, הגישה ההולמת היא לפתוח את השיחה מוקדם ולתת לכל אחד מקום לבטא את עצמו. ייתכן שהחלת שלב של “הכרת המפריעים” בתור השלב הראשון בפגישה תסייע להשתחרר מהקשיים האלה. צעד זה מחייב אותנו לא רק להכיר את הנוכחים, אלא לעצור לרגע, לשתף באירועי יום יום חיוביים וליצור חיבור חיובי לפני שנכנסים לתוכן המרכזי.
בנוסף, חשוב ליצור תרבות של ספקנות והתמודדות עם דעות שונות. כיחידים בעסק, אנו לעיתים מהססים להביע ביקורת או חילוקי דעות, דבר שעלול להיות רדוד ולמנוע יצירת בחירות איכותיות. עלינו להפעיל גישה המעודדת שאלות פתוחות ונותנת מקום לרעיונות. לדוגמה, אפשר לשאול “איך אנחנו יכולים לשפר את השירות ללקוח?” ולתת לכל המשתתפים את המקום לחשוב מחוץ לקופסה. גישה זו לא רק משפרת את האווירה, אלא גם מצמיחה רעיונות חדשים וחדשניים שמזינים את השיח.
לאחר שהאווירה נוחה והמנטליות שונה, נוכל להוסיף לתהליך כלים נוספים שמאפשרים להעמיק את השיח. ניתן לחשוב על חידון שקשור למטרות הפגישה או לדיון על נושא מהקליניקה או מהשוק בו אנו פועלים. לא מדובר כאן על מעמסה אלא על אמצעי ליצירת חיבור מעניין וחדשני שיכולים לעורר את רוח השיחה.
לא משנה כמה אוכלוסיית המשתתפים היא, כולם שואפים להיות חלק מתהליך משמעותי. סוגיית הסטיגמה סביב ההופעה יכולה להיות קריטית. ברגע אנו נוטים להסכים על תו אופי מסוים, חשוב לזכור כי כולנו מתכוונים לייצר תוצאה חיובית. זה מחייב אותנו להכיר באחרים, להראות איכפתיות אמיתית ולצאת מתוך הקופסה. גרירת הפגישה לשעה נוספת על מנת לדחוף לסיים את הכל עשויה להיות טעות קריטית.
וכמובן, כאשר כל משתתף יסיים את דבריו ויכתוב את הסיכומים הצפויים, חשוב לתת מקום לתחושות לגבי הפגישה. הפידבקים יכולים להיות מפתיעים ולא צפויים, אך הם יכולים להוות מקור למידה עבורנו. שקלים שיחשפו לצוות נושאים שהיחס כפוי במהלך הפגישה עשויים לספק יותר מדרך להתמודד מיליון רעיונות.
לסיום, בעוד ששיפור האווירה בפגישה דורש לא מעט מחשבה וכיווניות, היתרונות שבכך הם ניכרים – מהכי חשובים ועדם אתר לאתר. כשאנו שואפים ליצור פגישה נעימה, אנחנו לא רק מקטינים את תחושת הדאגה אלא גם מצליחים לייצר מוצר עסקי שיוצר הבדל אמיתי. החשיבות בפגישה מוצלחת אינה מסתכמת רק בהיבטים עסקיים, אלא גם ביחסים ובקשרים הפנימיים שלנו. השקעה בציוני דרך אלו יכולה להניב לא רק תלות ואמון, אלא גם את השפעות התוצאות הכספיות לעסקים שלנו.
לכל בעל עסק אנו מזמינים ליישם את העקרונות שהוצגו, ולעשות את הצעד הראשון לעבר פגישות יותר אפקטיביות, מוצלחות ונעימות.
