בעידן של היום, שבו התקשורת ממלאת תפקיד מרכזי בכל תחום עסקי, חשוב לכל בעל עסק להבין את הכללים להתנהלות תקשורתית נכונה בפגישות. אותן פגישות, בין אם הן פנים אל פנים או וירטואליות, הן הזדמנויות קריטיות לבחון רעיונות, לנהל משא ומתן ולבנות קשרים חיוניים לעסק. התנהלות תקשורתית נכונה בפגישות יכולה להניב תוצאות מצוינות, לעודד שיתוף פעולה, ולחזק את ההבנה ההדדית בין כל המשתתפים.
כדי להיות בטוחים שהפגישות שלנו מקדמות את מטרותינו, נתחיל בבחינת קביעת מטרות ברורות לכל פגישה. כאשר אנו יודעים מהי המטרה שעלינו להשיג, קל לנו יותר למקד את השיח ולהנחות את הדיון בכיוון הנכון. לדוגמה, אם אנו מקיימים פגישה על מנת לייעל תהליכי עבודה, חשוב לדון בנושא זה מראש ולהכין חומרי רקע שיסייעו להביא את הנוכחים למצב של מוכנות. כשכל המשתתפים מבינים את מטרת הפגישה, התקשורת הופכת להיות יותר ממוקדת ופרודוקטיבית.
לאחר מכן, ישנה חשיבות רבה להכנה מראש. הכנה נכונה כוללת את איסוף החומרים הנדרשים, תיאום מוסד הפגישה, והכנה של נקודות מפתח שנרצה להעלות. דמיינו את זה כטיול לתחנה חדשה – אם לא תתכננו מראש מהו המסלול, סביר להניח שתתקלו במכשולים. הפגישה היא לא שונה; הידע הנדרש וניהול זמן נכון ישמשו לכם ככלים משמעותיים להצלחת הפגישה.
בזמן הפגישה עצמה, חשוב להיות קשובים אחד לשני. הקשבה פעילה היא מיומנות שאין לזלזל בה. כאשר אנחנו מקשיבים באמת ובתמים, אנחנו מספקים לממשל לא רק ידע, אלא גם תחושת נכונות ושיתוף. נענה על שאלות, נלמד מניסיון של אחרים ונשקול נקודות מבט שונות. לדוגמה, אם חבר צוות מציע רעיון שונה משלנו, במקום לדחות אותו על הסף, נוכל לנסות להבין את הרקע שלו ולבחון האם יש בו יתרונות שלא חשבנו עליהם.
כשהשיח מתפתח, עלינו לשמור על אווירה פתוחה ומכילה. חשוב להימנע מהתלהמות או גישות שליליות שעלולות לגרום לחלק מהמשתתפים להרגיש לא נוח או לא רצויים. אנו רוצים שכל אחד מהמשתתפים ירגיש בנוח להביע את דעתו, גם אם היא שונה. במקרים כאלה, ניתן להציג כל רעיון בכבוד, לשאול שאלות משא ומתן ולנסות להבין את הכוונה שמאחורי הצעות שונות.
לאחר סיום הפגישה, חשוב לבצע סיכום ברור של הנקודות שעלו, המשימות שהוקצו לכל משתתף, והמועדים להשלמתן. הפיצה של סיכום הפגישה לכל המשתתפים, תסביר את המשא ומתן ותסייע לכל אחד לזכור את מה שנדון. נשלח את הסיכום כהודעת דוא"ל, ונוודא שגם אם מישהו לא היה נוכח, הוא יוכל להתעדכן במה שדיברנו עליו.
כמובן, לא ניתן לדבר על פגישות מבלי להזכיר את נושא הזמנים. עלינו להקפיד על ניהול זמן נכון במהלך הפגישה. זה לא רק מראה על כבוד לזמן של המשתתפים האחרים, אלא גם משדר מסר ברור לגבי הרצינות שלנו ויכולתנו לארגן דברים. עלינו לקבוע זמנים לכל נושא בשיחה ולעזור לשמור על הריכוז והאווירה במהלך הפגישה.
עליכם גם לשקול להייב את הפגישות שלכם. האם אתם ממשיכים לקיים את כל הפגישות או שמא ישנן פגישות שניתן לבטל? חשוב לבצע רוויזיה על הפגישות שלנו ולראות היכן ניתן לייעל או לחסוך שעות עבודה יקרות. הפיכת פגישה לישיבה חד פעמית למענה על שאלות בודדות או דיון על נושא ספציפי עשויה לחסוך לכם זמן יקר.
לבסוף, יש הרבה עקרונות לתקשורת נכונה בפגישות, אך חשוב ליישם את מה שלמדנו ולפעול מתוך הבנה שזהו תהליך מתמשך. גם כשנתקלים בקשיים, עלינו לזכור שהתקשורת היא כלי שיכול לאפשר לנו לגשרים על פני פערים, לפתח שיתוף פעולה ולהניע רעיונות קדימה.
בהשראת הכללים להתנהלות תקשורתית נכונה בפגישות, פתחו את הדלתות לאפשרויות חדשות וצעדו קדימה בחשיבה פתוחה. בין אם זה בהבנה מעמיקה של רעיונות חדשים או בהבאת תובנות מתוך ניסיונכם, תהליך זה יכול לשדרג את הדרך שבה אתם מנהלים את הפגישות שלכם, לחזק את הקשרים העסקיים ולהוביל את עסקכם להצלחה. אל תחששו לנסות את הכללים העדכניים הללו, יש בהם כדי לשדרג את החוויה התקשורתית שלכם ולהביא לתוצאות חיוביות תוך זמן קצר.
