בעידן שבו הזמן הוא ממון, ממשלות ועסקים קטנים ובינוניים כאחד צריכים להיות חרוצים במיוחד בניהול הפגישות שלהם. פגישות שלא מצליחות לעמוד בציפיות והופכות להזבוז של זמן יקר עלולות להוביל לתחושות תסכול, חוסר מוטיבציה ופגיעה בתפוקת העבודה. לכן, חשוב להבין מה גורם לפגישה להיות בזבוז זמן וכיצד להימנע מכך.
כדי להבין את הבעיה, כדאי לשאול את עצמנו שאלות פשוטות: מהי מטרת הפגישה? אילו תוצאות אנחנו רוצים להשיג? האם יש דרכים טובות יותר לפתרון הבעיה או להנעת הפרויקט? התשובות לשאלות הללו יכולות להנחות אותנו בבחירת הפגישות הנכונות, בזיהוי כשלים אפשריים ובמניעת בזבוז הזמן.
אחת הסיבות הנפוצות שבגללן פגישות הופכות לבזבוז זמן היא היעדר מטרה ברורה. כשאיננו יודעים מה אנו רוצים להשיג, הפגישה יכולה להפוך לשיחה מעגלית שבה לא נגיע למסקנות. לדוגמה, פגישה שמתארסת סביב נושא של שיווק, בלי קווים מנחים או שאלות ממוקדות, עלולה להיגמר בהררים של רעיונות אך ללא החלטות קונקרטיות. כדי להימנע מכך, כדאי לקבוע מטרה ברורה לפגישה ולהעביר אותה לכל המשתתפים מראש. זה יאפשר לכולם להתכונן בצורה טובה יותר ולהתמקד בנושאים החשובים באמת.
עוד גורם משמעותי הוא היעדר הכנה של המשתתפים. זוהי תופעה ששכיחה כמעט בכל פגישה חצרית. אם לא נרכוש את המידע הנדרש לפני הפגישה, עלולות להיווצר שלל שאלות במהלך הפגישה שמעיקות על זרימת השיחה. לדוגמה, בשיחה שנושאת אופי כספי, רצוי שכל המשתתפים יכירו את הנתונים הפיננסיים העדכניים ויבינו את הנושאים שעל הפרק לפני שהפגישה מתחילה. הכנה מראש יכולה להיות באמצעות שיתוף דוקומנטים בטרם הפגישה, או שליחת שאלות מראש, מה שיביא לשיח הרבה יותר אפקטיבי.
בעיה נוספת היא התנהלות לא מסודרת במהלך הפגישה. אם אין למנחה תכנית ברורה או סדר יום, הפגישה עלולה להימשך מעבר לזמן שנקבע ולהתפזר לנושאים שאינם קשורים לשיח המרכזי. זו אולי נראית כבעיה קטנה, אך היא פוגעת במיקוד ובתפוקה. חשוב למנחה לקבוע את סדר היום מראש, להדגיש את הנושאים המרכזיים ולהתעקש על השמירה על לוח הזמנים. כל משתתף צריך להבין כי יישום הזמן הוא לא רק פועל יוצא של האחריות האישית שלו אלא גם של כבוד למשתתפים האחרים.
כדאי גם לשקול את פרטי הפגישה. לפעמים, תיאום פגישות מרובות אנשים יכול להוביל למורכבות מיותרת, שכן כל אחד מהם מביא את האג'נדה שלו. במקרים כאלה, עדיף לשקול אם ניתן להפחית את מספר המשתתפים כדי לשמור על משקל קל בשיח. פגישה של שלושה או ארבעה אנשים עשויה להיות הרבה יותר יעילה מאשר פגישה של עשרה. יתרה מכך, כשאנחנו זקוקים למידע מחבר צוות אחר, אפשר לבקש ממנו את המידע בכתב מראש ולהשתמש בפגישה לצורך קבלת החלטות בלבד.
אך לא מספיק להימנע מפגישות בזבזניות; יש גם צורך ליצור פגישות מועילות ופרודוקטיביות. אחת הדרכים לשפר את איכות הפגישות היא לבצע סיכום בסוף כל פגישה. זה לא רק מסייע לחזור על העקרונות החשובים שדיברנו עליהם, אלא גם מחייב את המשתתפים לקחת אחראיות על הפעולות שהוסכמו. בנוסף, הפקת לקחים מהפגישות יכולה לסייע לנו לזהות מה עבד ומה לא, ועשויה לשפר פגישות עתידיות.
לבסוף, עלינו לזכור כי הפגישות לא צריכות להיות הדרך היחידה לתקשורת בתוך צוות. הקיימות טכנולוגיות רבות כיום שמאפשרות תקשורת חופשית ומהירה, כמו אפליקציות לשיחות וידאו או תוכנות לניהול פרויקטים. נדמה כי הקיים בשוק כיום הוא כל מה שצריך כדי לעודד שיתוף פעולה בין אנשי צוות מבלי להזדקק לפגישות פורמליות כל כך רבות.
לסיכום, כשאנו מבינים מה גורם לפגישה להיות בזבוז זמן וכיצד להימנע מכך, אנחנו יכולים להשתמש בזמן שלנו בצורה אפקטיבית יותר, להניע את הצוותים שלנו להצלחה, ולהגשים את המטרות העסקיות שלנו. בהצלחה!
