בעשור האחרון, התפתחו טכנולוגיות רבות שהשפיעו על האופן שבו אנו עובדים, ובפרט על צוותים מרוחקים. לתקשורת אפקטיבית בצוותים מרוחקים יש משקל מכריע בהצלחה של עסקים קטנים ובינוניים. בעידן שבו עובדים יכולים למצוא את עצמם באותו משרד או בקצה אחר של כדור הארץ, האתגרים וההזדמנויות מכניסים לתמונה ניהול חדש, נדרש לעבור למודלים חדשים ולבנות יחסים אפקטיביים בצוותים הפזורים.
תקשורת היא הלב הפועם של כל צוות. היא מהותית ליצירת אווירה של אמון, שיתוף פעולה ופתרון בעיות. באירועי הקורונה, כשעבודת מרחוק הפכה לנורמה, גילינו שעלינו להיות יצירתיים יותר מאי פעם כדי לשמור על התקשורת חיה ובועטת. כדי להימנע מאי הבנות שנובעות ממגעים מהירים מדי או אינטראקציות רדודות, אנחנו חייבים לאמץ גישות שישפרו את התקשורת בתוך הצוותים שלנו.
אחת הדרכים להתמודד עם אתגרי התקשורת היא באמצעות שימוש בטכנולוגיות מתקדמות. כלים כמו זום, סלמס או פאצ' קידום כלי עבודה ששיפרו את האופן שבו אנו משתפים פעולה. עלינו להתחייב להשתמש בכלים הללו לא רק לגיוס ישיבות, אלא גם לשיחות בלתי פורמליות. תיצור שיחות קפה וירטואליות שבהן ניתן לדבר על דברים שאינם קשורים לעבודה, דבר זה יכול לחזק את הקשרים האישיים ולבנות אמון.
אך טכנולוגיה לבדה לא מספיקה. חשוב לנו לספק גם מסגרת ברורה לתקשורת שלנו. צריך לפתח כלליים בסיסיים שעליהם כולם יעמדו. למשל, נוכל לקבוע זמני קטגוריות שיחות — שיחות דחופות, שיחות מידע ושיחות תכנוניות. עלינו להבהיר למי פונים בכל זאת במקרים שונים ולוודא שהמבנה הזה מובן לכולם כדי להפחית מתח ולאפשר רמות גבוהות של זרימה.
בעיה נוספת שנוצרה עם העבודה מרחוק היא התחושה של בידוד. כאשר אנו עובדים לבד בבית, פעמים רבות מרגישים שאנו סוגרים את עצמנו למבנה סגור. תרבות התקשורת הצוותית חייבת לכלול חוקים ודרכים לחזק את הקשרים בין חברי הצוות. הצעדים צריכים לכלול תכנון ימי פעילות משותפים, תחרות סטודיו, ויומני שיתוף, אשר ידרבנו את הקולגות לשתף חוויות, הצלחות ואתגרים. השיתוף הזה עוזר להתחבר אחד לשני, לחזק את כוח הצוות וליהנות מאווירה של תמיכה הדדית.
באופן דינמי, אנחנו צריכים לשים לב למעברים בין סוגי התקשורת שלנו. כשאנחנו בעבודה פיזית, הנונלבראלית חשובה. אנחנו רואים מתי מישהו פנוי לשיחה, או מתי הוא מרגיש לא בנוח. בצוותים מרוחקים, המידע הזה חסר, ולכן חשוב לפתח אירועים בלא התקשרות כללית, שבמהלכם ניתן לשאול כל אחד מחברינו מצבם. שימוש בשאלות חדשות או כמעט נושאים שיכולים להותיר את כולם במקום שבו אנו מרגישים חיבור.
כמובן, גם ניהול ביצועים בצוותים מרוחקים מציב אתגרים בפני עסקים קטנים ובינוניים. כיצד מבצעים פיקוח על כל חבר צוות מבלי להפריע להם בעבודתם? עלינו להשתמש בכלים שמאפשרים מעקב מקצועי על ביצועים מבלי לעצב את הניהול ל"מישהו שמצלם". אלה יכולים להיות כלים לניהול פרויקטים כמו Trello או Asana, שבהם ניתן לראות היטב את העבודות שבוצעו לאורך הדרך.
לבסוף, חשוב להבין שהתהליך של תקשורת אפקטיבית בצוותים מרוחקים הוא מתמשך ודורש מאמצים מתמשכים. אנחנו בהחלט עלולים להיתקל בקשיים, אך כמו כל רעיון ייחודי, יכול להימשך זמן עד שתהיה אנרגיה שתביא ליצירת השפעה חיובית. חשוב לנקוט גישה סבלנית, לחתור להשגת התוצאות המיוחלות ולא לאבד את האמונה בכוח הזה לקרב אותנו, גם כשאנחנו ריחוק.
לסיכום, תהליך התקשורת בצוותים מרוחקים במאה ה-21 הוא חיוני לכל בעל עסק שרוצה להצליח. הנחה זו היא לא רק על מהות ההבנה בעבודת הצוות אלא גם משתפת אותנו בתובנה על ערכים והבנה אמפתית ולא רק כמותית. אתם חייבים לראות את עצמכם כמה שאתם יכולים , לנצל את המשאבים העומדים לרשותכם, לבנות גשרים משמעותיים שיביאו לתוצאות טובות יותר. כאמור, גילינו שיעילות תקשורת אפקטיבית בצוותים מרוחקים מצריכה סבלנות ומרץ, אך עם כל מאמץ, התוצאות בהחלט ישקפו את השיפור ביחסים שלנו וביצועים העסקיים שלנו.
