דרכים להגברת מעורבות המשתתפים בפגישות
בעולם העסקים המודרני, פגישות הפכו להיות חלק בלתי נפרד מהיומיום שלנו. אנו נפגשים כדי לדון במיזמים חדשים, לפתור בעיות וליצור קשרים עם צוותים שונים. עם זאת, לא כל פגישה משיגה את התוצאות הרצויות. לעיתים, המשתתפים יושבים בהן בשקט, ולעיתים הם מרגישים מבולבלים או לא מעורבים. במאמר זה, נדבר על דרכים להגברת מעורבות המשתתפים בפגישות, כך שהן יהיו אפקטיביות יותר ויביאו לתוצאות הרצויות.
1. הגדרת מטרה ברורה
כדי שהפגישה תהיה מועילה, חשוב לקבוע מטרה ברורה לפני שהיא מתחילה. כשכל המשתתפים יודעים מה המטרה, הם יכולים להתכונן בהתאם ולהרגיש שהם חלק מהתהליך. זה יכול להיות דיון על פרויקט ספציפי, פתרון אי-נוחות מסוימת או יצירת רעיונות חדשים. עם מטרה ברורה, ניתן גם לקבוע האם הפגישה הצליחה או לא לאחר סיומה.
2. יצירת אווירה פתוחה וחיובית
אחת הסיבות הנפוצות לחוסר מעורבות היא תחושת מחנק או ביקורת. עלינו להקנות למשתתפים תחושה שהם יכולים לבטא את דעתם בכנות. אפשר להתחיל כל פגישה עם סבב קצר שבו כל אחד יכול לשתף בקצרה מה על ליבו – זה יכול להיות על העבודה או בעניינים אישיים. זה יוצר חיבור ומחזק את תחושת השייכות.
3. שימוש בטכנולוגיות מתקדמות
בין אם מדובר בוידאו קונפרנס או בכלים דיגיטליים כמו פלטפורמות לשיתוף מסמכים, חשוב לנצל את הטכנולוגיה ככל האפשר. טכנולוגיות אלו לא רק מקלות על התקשורת, אלא גם שואבות את המשתתפים לפעולה פעילה. לדוגמה, ניתן להשתמש בפקודות נוספות לשאלות או דיונים תוך כדי פגישה, דבר שמסייע לשמירה על מעורבות המשתתפים.
4. פרסים ומשחקים
יכולת להשיג מעורבות אמיתית לפעמים צריכה לשלב קצת הנאה. אפשר לשלב פרסים קטנים או אפילו משחקים הקשורים לנושא הפגישה. משחק מדבק יכולה לשבור את הקרח ולהציב את משתתפים במצב נפשי יותר נעים, דבר שמקדם שיח פתוח. לדוגמה, ניתן לקיים חידון קצר בנושא הפגישה, ובכך לגרום לכולם לקחת חלק פעיל במהירות.
5. זמן לנושאים פתוחים
בסיום כל פגישה, כדאי להקדיש כמה דקות לנושאים פתוחים. זה עשוי להיות זמן שבו כל אחד יכול לשתף ברעיון או בשאלה שיש לו. שהרי, חלק מהמעורבות היא מהקשר שאנו יוצרים עם העובדים שלנו. נושאים פתוחים יכולים להוות הזדמנות מושלמת להבעת דעות שיכולות גם לשפר את תהליכי העבודה בעסק.
6. סיכום ממשי של הפגישה
לבסוף, יש לסכם את הפגישה במעמד כולו. להבהיר מה הושג, אילו החלטות התקבלו ואילו צעדים יינקטו להמשך. זה לא רק עוזר למידה של כל הצוות, אלא גם עושה סדר ועוזר למי ששכח מתי הפגישה הבאה שלהם או על מה דיברו.
פגישות הן כלי חשוב להצלחת העסק, ואם ניישם את הדרכים להגברת מעורבות המשתתפים בפגישות, נוכל ליצור סביבת עבודה פורייה ומחוברת יותר. בסופו של יום, כאשר הצוות מרגיש מעורב ומחובר, התוצאות לא יאחרו לבוא.
