בעידן המודרני, כאשר כל רגע חשוב, והמשאבים שלנו מוגבלים, בזבוז זמן במהלך פגישות הפך לאתגר מהותי עבור בעלי עסקים קטנים ובינוניים. פגישות הן חלק בלתי נפרד מעולם העסקים שלנו, אך לעיתים קרובות אנחנו מוצאים את עצמנו שוקעים בדיונים חסרי תכלית שמתמשכים יתר על המידה. השפעה של בזבוז זמן לא מתבטאת רק באי-עמידה בלו"ז, אלא גם נוגעת לשביעות רצון העובדים, לעמידה ביעדים העסקיים ולתחושה הכללית של התקדמות. הדבר יכול להוביל לתסכול ולירידה במורל, ובסופו של דבר לפגיעה בהצלחה העסקית. לכן, חשוב שנבחן דרכים להפחתת בזבוז זמן במהלך פגישות, שמטרתן לייעל את התהליכים וליצור ערך אמיתי מהמפגשים הללו.
כדי להבטיח שפגישות יניבו תוצאות חיוביות, עלינו להקפיד על תכנון מדויק. כאשר אנחנו קובעים פגישה, כדאי לשאול את עצמנו מה המטרה האמיתית שלה. אם המטרה היא לקבל החלטות או לעקוב אחרי פרויקט, ניצור סדר יום ממוקד שיכלול את הנושאים המרכזיים שדורשים דיון. תכנון מראש יסייע לשמור על דיון חסכוני, שממוקד בתוכן החשוב ויסייע לנו לעבור על הנושאים בצורה מסודרת. יש ליצור מיני פרוטוקול שיבטיח שהפגישה תתמקד בנושאים הרלוונטיים בלבד, והדבר גם יעזור למשתתפים להתכונן בצורה טובה יותר.
במהלך הפגישה עצמה, חשוב לשמור על זמן נטול הסחות דעת. גוף המנהל את הפגישה יכול להכין כללים ברורים מראש, כמו למשל: לא להתחיל את הפגישה עם חפיפות שיש לצפות אותן או לדחות את הנושאים הלא רלוונטיים לדיון עתידי. כאשר אנחנו מתמקדים בצורך להקשיב ולנסות שלא לחזור על דברים שכבר דנו בהם בפגישות קודמות, נוכל להתקדם בצורה הרבה יותר יעילה.
כמו כן, הטכנולוגיה יכולה להיות כלי רב עוצמה להפחתת בזבוז הזמן. שימוש בכלים דיגיטליים לתקשורת ולשיתוף מסמכים עוזר לייעל את המידע שמועבר ופותר בעיות של חוסר בהירות. ישנם כלים כגון Zoom, Microsoft Teams או Google Meet שיכולים לייעל את המפגשים, במיוחד כשמדובר באנשים שנמצאים במיקום גאוגרפי מגוון. במקביל, למערכות ניהול פרויקטים כמו Trello או Asana ישנה חשיבות עליונה בתיאום המשימות ובמעקב אחרי ההתקדמות של הפרויקטים.
אחד האתגרים הגדולים של פגישות הוא נטיית המשתתפים לפתח שיחות צדדיות שאינן נוגעות למטרה של המפגש. כדי להתמודד עם בעיה זו, יש לקבוע שבירת זמן קצוב לדיאלוגים ואת השיחות החופשות. ניתן גם לבחור לייעד מישהו לפקח על השיחה ולהפנות את המשתתפים חזרה לנושא העיקרי במקרה שהשיחה מתפזרת. זהו תהליך שדורש משמעת, אך התוצאה תהיה פגישות ממוקדות הרבה יותר.
לאחר שהגענו לשלב הסיום של הפגישה, חשוב לתעד את המסקנות והמשימות שהושגו. אם נבצע תהליך ברור של סיכום, נוודא שהמשתתפים עוזבים את הפגישה עם הבנה ברורה של מה התקבל ובמה הם נדרשים לעסוק בהמשך. כדאי לשקול לשלוח דוא"ל מסכם לכל המשתתפים, שבו נפרט את הנושאים שדנו בהם, את ההחלטות שלקחנו ואת המשימות שהוקצו. זה לא רק יסייע בקידום העבודה, אלא גם ישאיר רושם מקצועי על המשתתפים.
נדרשת גם הצלחה מתמשכת בהפחתת בזבוז זמן במהלך פגישות באופן שיקטין את הסיכוי לחזרת בעיות קודמות. חיפוש משוב על הפגישות שלנו יכול להוות כלי חשוב בעבודת השיפור. לאחר כל פגישה, ניתן לשאול את המשתתפים מה הם חשבו על התהליך, מה היה יכול להשתפר, ואילו נושאים נוספו או הוסרו מהאג'נדה. זהו תהליך מתמשך שמחפש לשפר את האיכות של הפגישות שלנו ולמזער את בזבוז הזמן בהן.
חשוב גם למפות את התרבות העבודה שלנו, ולוודא שהעובדים מבינים את הערך של פגישות אפקטיביות ואיך הן תורמות להצלחת הארגון. כשהעובדים מבינים את החשיבות, הם יהיו יותר מחויבים לשמור על כבוד הזמן של אחרים, ישתדלו להגיע מוכנים יותר, ויפתחו דינמיקה שיעודדת שיחות ממוקדות גם בפגישות. כאשר כל אחד מבצע את תפקידו ומרגיש חלק מהתהליך, כל המעגל של פגישות אפקטיביות נמשך באותו כיוון.
אז הנה הצעה לקריאה לסיום: קחו את הכלים והטיפים שהצגנו כאן ונסו ליישם אותם בשבוע הקרוב. התחילו לקבוע מטרות ברורות לכל פגישה, השתמשו בטכנולוגיה כדי לייעל את התהליך, פקחו על השלמות והשתמשו במשוב לשיפור מתמיד. אנו מאמינים שבסופו של דבר, עם ההתמדה והנחישות, תגלו שהפגישות שלכם יהפכו לכלים רבי ערך לקידום העסק ולא פערי זמן מבזבזים. לשם השגת הצלחות גדולות, כל רגע חשוב.
